MÃ SỐ MÃ VẠCH là gì? Đăng ký mã số mã vạch có lợi ích gì?

Mã số mã vạch là được dùng để nhận dạng hàng hàng hóa, dịch vụ. Vậy có bắt buộc phải đăng ký MSMV không? Và nó có lợi ích gì đối với doanh nghiệp? Cùng PHÚ THỌ tìm hiểu chi tiết trong bài viết này.

Căn cứ pháp lý

• Quyết định số 15/VBHN-BKHCN quy định về việc cấp, sử dụng, quản lý mã số mã vạch.
• Quyết định số 45/2002/QĐ-TTg có hiệu lực từ ngày 27/03/2002.

Mã số mã vạch là gì?

Mã số, mã vạch (MSMV) được định nghĩa tại Điều 3 Quyết định 15/VBHN-BKHCN là:

• Mã số là một dãy các chữ số dùng để phân định vật phẩm, địa điểm, tổ chức.
• Mã vạch (barcode/QRcode) là một dãy các vạch thẫm song song và các khoảng trống xen kẽ để thể hiện mã số sao cho máy quét có thể đọc được.

Nói một cách dễ hiểu thì, MSMV sẽ bao gồm 2 phần: mã hàng hoá và mã vạch, thể hiện mã số bằng các gạch song song để máy có thể đọc được 

• MSMV là con số duy nhất đại diện cho hàng hoá, không thể hiện tính chất của hàng hoá.
• Giúp chúng ta phân biệt nhanh chóng xuất xứ và nguồn gốc sản phẩm.
• Tạo ra sự thuận lợi, tăng cao năng suất và hiệu quả trong công việc quản lý kho.

Có nhiều chuẩn quy định về hệ thống mã số, mã vạch, tuy nhiên Việt Nam sử dụng chuẩn EAN và được quản lý bởi GS1 Việt Nam. Mã số mã vạch của Việt Nam bao gồm 2 loại: EAN-13: Mã bao gồm 13 chữ số; EAN-8: Mã bao gồm 8 chữ số. 

Cách đọc mã số mã vạch

Chúng ta có thể đọc mã số, mã vạch bằng cách dùng máy quét mã vạch, các ứng dụng quét mã vạch online hoặc kiểm tra mã vạch bằng tay.

➤ Tại các cửa hàng hay siêu thị lớn đều sử dụng máy quét mã vạch để có thể quét MSMV một cách nhanh chóng. Tuy nhiên, người tiêu dùng hoàn toàn có thể tải các ứng dụng quét mã vạch về điện thoại để sử dụng dễ dàng hơn. Một số ứng dụng được sử dụng nhiều nhất như: ICheck Scanner, Barcode Việt, QR Code Reader...

➤ Nếu kiểm tra mã số mã vạch bằng tay, chúng ta sẽ đọc từ trái qua phải. Trong đó:

• Mã quốc gia: quy định quốc gia sản xuất ra sản phẩm. Theo quy ước, mã quốc gia của Việt Nam là 893.
• Mã doanh nghiệp: được cấp bởi GS1 Việt Nam.
• Mã mặt hàng: do chính công ty sản xuất đặt cho sản phẩm của họ. Lưu ý: 1 sản phẩm được cấp 1 mã mặt hàng duy nhất và không được nhầm lẫn với các mặt hàng khác.
• Số kiểm tra: nhằm kiểm tra tính đúng sai của 3 loại mã trên, được quy định theo quy ước riêng, dựa vào các con số (12 hoặc 7) trước đó.

Đăng ký mã số mã vạch có lợi ích gì cho doanh nghiệp

5 lợi ích nổi bật khi doanh nghiệp đăng ký mã số, mã vạch cho hàng hóa, dịch vụ, cụ thể là:

1. Kiểm kê hàng hoá, quản lý dòng sản phẩm dễ dàng, nhanh chóng

MSMV đặc biệt quan trọng đối với các doanh nghiệp sản xuất hàng ngàn sản phẩm khác nhau, đa dạng, phong phú về mẫu mã, kiểu dáng. Vì lúc này, việc ghi chép, đếm số nhập kho, hàng tồn kho, số lượng hàng đã bán bằng các phương pháp thủ công sẽ rất khó quản lý, mất nhiều chi phí, nguồn nhân lực cũng như thời gian.

MSMV sẽ hiện đại hoá quy trình vận hành và giúp doanh nghiệp trong việc:

• Kiểm kê được hàng hoá.
• Quản lý dòng sản phẩm.
• Kiểm soát được sản phẩm trên thị trường.
• Dễ dàng quản lý công việc nhập kho, hàng tồn kho nhanh chóng, thuận tiện tránh nhầm lẫn.

2. Tra cứu nguồn gốc sản phẩm tránh hàng giả hàng nhái

Kiểm tra MSMV sẽ dễ dàng biết được xuất xứ và nguồn gốc của mỗi loại sản phẩm trên thị trường và đối chiếu với thông tin ghi trên sản phẩm nhằm xác định được sản phẩm có bị làm nhái hay không. Mắc dù không thể chính xác 100% nhưng việc in MSMV và các thông tin công khai 1 cách rõ ràng sẽ giúp khách hàng tăng niềm tin với sản phẩm của công ty.

Đối với doanh nghiệp, các nhà sản xuất và cung ứng sản phẩm nhờ hệ thống MSMV có thể dễ dàng giao dịch mua bán không mất nhiều thời gian và tránh được gian lận ở trong nước, gian lận thương mại khi giao dịch quốc tế, giúp quản lý các hoạt động xuất nhập khẩu hàng hoá thêm chặt chẽ.

3. Đưa sản phẩm vào siêu thị, trung tâm thương mại

Siêu thị, trung tâm thương mại hay các cửa hàng đều quản lý toàn bộ sản phẩm qua hệ thống MSMV. Do đó, doanh nghiệp muốn được phân phối hàng hoá vào các hệ thống này thì bắt buộc phải đăng ký MSMV và in lên sản phẩm của mình. 

4. Tăng năng suất phục vụ khách hàng, bán hàng tự động

Việc in ấn MSMV lên sản phẩm sẽ giúp công việc tại quầy thu ngân diễn ra nhanh chóng, nhân viên chỉ cần sử dụng máy quét để quét sản phẩm là có thể biết chính xác thông tin sản phẩm, giá cả nên tính tiền, xuất hoá đơn cho khách hàng dễ dàng và chính xác hơn cách tính toán thủ công.

Thậm chí tại các nước phát triển như Mỹ, Anh, Đức, Nhật... nhờ vào hệ thống MSMV được in sau sản phẩm và 1 vài thao tác đơn giản khách hàng có thể tự thanh toán tiền tại siêu thị, cửa hàng tiện lợi, quán ăn nhanh… mà không cần đến nhân viên thu ngân. 

5. Tiết kiệm chi phí, đem lại lợi nhuận cho công ty 

Tiết kiệm chi phí vận hành, chi phí nhân lực, thời gian và giảm rủi ro trong việc tính toán thủ công trong khâu kiểm kê tính toán, việc trao đổi hàng hoá được nhanh chóng từ đó góp phần đem lại lợi nhuận cao cho công ty.

Có bắt buộc đăng ký mã số mã vạch không?

Pháp luật không bắt buộc doanh nghiệp phải đăng ký mã số mã vạch cho hàng hóa, dịch vụ. Do đó, doanh nghiệp có thể lựa chọn sử dụng hoặc không sử dụng mã số, mã vạch để in trên hàng hóa, điều này phụ thuộc vào nhu cầu của doanh nghiệp.

Tuy nhiên, căn cứ Điều 32 Nghị định số 119/2017/NĐ-CP, nếu doanh nghiệp đã lựa chọn in mã số, mã vạch trên sản phẩm của công ty mình thì bắt buộc phải đăng ký với Tổng cục Đo lường Chất lượng Bộ Khoa học và Công nghệ. Trường hợp sử dụng nhưng không đăng ký với cơ quan có thẩm quyền doanh nghiệp có thể  bị phạt hành chính từ 2 triệu đến 100 triệu, tùy thuộc vào mức độ vi phạm.

➤➤ Tham khảo bài viết: Thủ tục đăng ký mã số, mã vạch

Một số câu hỏi thường gặp về mã số mã vạch