Thủ Tục Đăng Ký Bảo Hiểm Xã Hội Lần Đầu Cho Doanh Nghiệp

Tham gia bảo hiểm xã hội là trách nhiệm của doanh nghiệp đối với người lao động. Chi tiết hồ sơ, thủ tục đăng ký bảo hiểm xã hội lần đầu cho doanh nghiệp, quy định về  mức đóng, tỷ lệ đóng BHXH sẽ được PHÚ THỌ giải đáp trong bài viết này.

Căn cứ pháp lý

• Luật Bảo hiểm xã hội số 58/2014/QH13 có hiệu lực ngày 01/01/2016;
• Nghị định số 146/2018/NĐ-CP có hiệu lực ngày 01/12/2018;
• Luật Việc làm số 38/2013/QH13 có hiệu lực ngày 01/01/2015;
• Nghị định số 58/2020/NĐ-CP có hiệu lực ngày 15/07/2020;
• Quyết định số 595/QĐ-BHXH có hiệu lực từ ngày 01/07/2017;
• Nghị định số 28/2020/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 15/04/2020.

Quy định đóng bảo hiểm xã hội

Theo quy định tại Điểm a Khoản 1 Điều 99 Luật Bảo hiểm xã hội 2014 có nêu rõ: "Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày giao kết hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hoặc tuyển dụng, người sử dụng lao động nộp hồ sơ quy định tại khoản 1 Điều 97 của Luật này cho cơ quan bảo hiểm xã hội".

Như vậy, doanh nghiệp phải thực hiện đăng ký bảo hiểm xã hội trong vòng 30 ngày kể từ ngày doanh nghiệp ký kết hợp đồng lao động/hợp đồng làm việc hoặc tuyển dụng với người lao động.

Theo Điều 2 Luật Bảo hiểm xã hội 2014, có 3 nhóm đối tượng mà doanh nghiệp bắt buộc phải đóng BHXH cho họ, bao gồm:

1. Người làm việc theo hợp đồng lao động xác định thời hạn/không xác định thời hạn, theo mùa vụ hoặc theo một công việc nhất định có thời hạn từ đủ 03 tháng đến dưới 12 tháng;
2. Người làm việc theo hợp đồng lao động có thời hạn từ đủ 01 tháng đến dưới 03 tháng;
3. Người quản lý doanh nghiệp có hưởng tiền lương. 

Hồ sơ đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội lần đầu cho doanh nghiệp

Hồ sơ tham gia bảo hiểm xã hội đối với doanh nghiệp và người lao động được hướng dẫn cụ thể tại Quyết định 595/QĐ-BHXH. Cụ thể:

➥Đối với người lao động:

• Tờ khai tham gia bảo hiểm xã hội (Mẫu TK1-TS).
• Trường hợp được hưởng quyền lợi BHYT cao hơn thì bổ sung Giấy tờ chứng minh (nếu có).

➥Đối với doanh nghiệp (đơn vị sử dụng lao động):

• Tờ khai cung cấp và thay đổi thông tin đơn vị tham gia BHXH, BHYT (Mẫu TK3-TS).
• Báo cáo tình hình sử dụng lao động và danh sách tham gia BHXH, BHYT, BHTN (Mẫu D02-LT).
• Bản sao Đăng ký kinh doanh của công ty.
• Hợp đồng lao động công ty – nhân viên có ký tên đóng dấu giáp lai của công ty.
• Phiếu giao nhận hồ sơ PGN 600.

 Hồ sơ đăng ký BHXH lần đầu

Thủ tục đăng ký bảo hiểm xã hội lần đầu cho doanh nghiệp

Các bước đăng ký BHXH lần đầu như sau:

Bước 1: Thực hiện thủ tục xin cấp mã đơn vị bảo hiểm xã hội

Hình thức nộp hồ sơ:

• Nộp hồ sơ giấy: Doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ gồm Mẫu TK3-TS, Bản sao Đăng ký kinh doanh của công ty trực tiếp tại Cơ quan bảo hiểm xã hội quận/huyện nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính hoặc gửi qua bưu điện.
• Nộp hồ sơ online: Doanh nghiệp thực hiện đăng ký mã đơn vị trực tiếp trên phần mềm kê khai BHXH điện tử hoặc truy cập website của Cơ quan BHXH Việt Nam tại theo đường link: https://dichvucong.baohiemxahoi.gov.vn/#/index để thực hiện đăng ký mã đơn vị và theo dõi tình trạng xử lý hồ sơ.

Thời gian giải quyết hồ sơ: Trong vòng từ 1-7 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ, Cơ quan BHXH sẽ cấp mã đơn vị.

Lưu ý: Tại nhiều nơi, sau khi thực hiện đăng ký cấp mã đơn vị trên phần mềm hỗ trợ kê khai BHXH, doanh nghiệp phải mang hồ sơ giấy nộp tại cơ quan bảo hiểm. Hồ sơ gồm có: Mẫu TK3-TS và Bản sao Đăng ký kinh doanh của công ty.

Bước 2: Thực hiện thủ tục báo tăng BHXH

Sau khi có mã đơn vị, để báo tăng BHXH, doanh nghiệp có thể lựa chọn các cách sau:

➥Cách 1: Nộp hồ sơ giấy trực tiếp

• Để báo tăng cho nhân viên, doanh nghiệp làm phiếu giao nhận hồ sơ 600 nộp trực tiếp tại Cơ quan bảo hiểm xã hội quận/huyện hoặc gửi qua bưu điện… Doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ báo tăng lao động cùng với hồ sơ xin cấp mã đơn vị BHXH luôn.

➥Cách 2: Nộp hồ sơ qua mạng

• Doanh nghiệp thực hiện đăng ký tài khoản khai báo đăng ký thông tin doanh nghiệp, đăng ký tài khoản giao dịch điện tử trên các phần mềm kê khai BHXH điện tử hoặc truy cập website của cơ quan BHXH Việt Nam và thực hiện thủ tục báo tăng lao động.
• Doanh nghiệp cần chuẩn bị chữ ký số để ký và nộp lên cơ quan BHXH.
• Tùy từng trường hợp báo tăng lao động như báo tăng mới, nghỉ thai sản đi làm lại, nghỉ ốm đi làm lại… mà doanh nghiệp tiến hành kê khai theo hướng dẫn.

Sau khi báo tăng bảo hiểm xã hội, doanh nghiệp đóng tiền BHXH cho người lao động. Cơ quan BHXH sẽ cấp Sổ BHXH, thẻ BHYT của người lao động sau 5 ngày.

Mức đóng và tỷ lệ đóng bảo hiểm xã hội

Mức đóng BHXH thông thường hiện nay là 32%, trong đó:

• Doanh nghiệp đóng cho người lao động 21.5 %.
• Người lao động phải đóng 10.5 %.

Tuy nhiên, theo Nghị định 58/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp hoạt động trong các ngành nghề có nguy cơ cao về TNLĐ-BNN, nếu đủ điều kiện, có văn bản đề nghị và được Bộ LĐ-TB&XH chấp thuận thì được đóng vào quỹ TNLĐ-BNN với mức thấp hơn.

• Số tiền đóng BHXH = 32% x Mức lương đóng BHXH
• Mức lương đóng BHXH = mức lương + phụ cấp + các khoản bổ sung khác theo quy định.

Mức tiền lương tháng đóng BHXH bắt buộc không thấp hơn mức lương tối thiểu vùng tại thời điểm đóng đối với NLĐ làm công việc hoặc chức danh giản đơn nhất trong điều kiện lao động bình thường.

Ví dụ: Mức lương tối thiểu ở vùng 1 là 4.729.400 đồng đối với lao động đã qua đào tạo, 4.420.000 đồng đối với lao động chưa qua đào tạo. 

Mức đóng tối đa không quá 20 lần mức lương cơ sở. Từ ngày 01/07/2019, mức lương cơ sở là 1.490.000 đồng. Như vậy mức đóng BHXH tối đa là 20 x 1.490.000 đồng = 29.800.000 đồng.

Như vậy, doanh nghiệp có thể đóng BHXH cho nhân viên đã qua tào đạo trong mức lương từ 4.729.400 đồng đến 29.800.000 đồng.

Lưu ý khi đăng ký bảo hiểm xã hội lần đầu cho doanh nghiệp

Khi thay đổi địa chỉ khác quận hay khác tỉnh, doanh nghiệp phải phải báo giảm nhân viên và chốt sổ BHXH cho nhân viên. Và khi qua quận, huyện, tỉnh mới doanh nghiệp phải đăng ký xin cấp lại mã đơn vị BHXH mới và nộp hồ sơ BHXH lần đầu. Trừ 1 số doanh nghiệp có cơ quan quản lý là BHXH cấp tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương thì khi nào chuyển tỉnh thì mới làm lại hồ sơ còn trong tỉnh hay trong thành phố thì không cần.

Sau khi doanh nghiệp báo tăng lao động, đối với những lao động đã có sổ BHXH thì sẽ chỉ được cấp thẻ y tế. còn nếu mất sổ BHXH thì phải làm thêm hồ sơ xin cấp lại sổ sau đó hồ sơ báo tăng mới được chấp thuận.

Trường hợp doanh nghiệp chậm báo tăng lao động dẫn đến chậm đóng, đóng thiếu BHXH cho người lao động là vi phạm quy định về đóng BHXH bắt buộc sẽ bị phạt tiền từ 12%-15% tổng số tiền phải đóng BHXH bắt buộc  tại thời điểm lập biên bản vi phạm hành chính nhưng tối đa không quá 75 triệu đồng khi có một trong các hành vi sau (theo khoản 4 Điều 38 Nghị định 28/2020/NĐ-CP):

• Chậm đóng BHXH bắt buộc.
• Đóng BHXH không đủ số người thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc mà không phải là trốn đóng.
• Đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp không đủ số người thuộc diện tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm thất nghiệp mà không phải là trốn đóng.

Trên đây là chi tiết hồ sơ đăng ký bảo hiểm xã hội lần đầu năm 2021 theo quy định của Pháp luật. Doanh nghiệp mới thành lập hoặc người lao động lần đầu tham gia BHXH cần lưu ý để hồ sơ được xét duyệt nhanh chóng. Nếu cần giải đáp thêm thông tin hoặc quan tâm đến dịch vụ đăng ký bảo hiểm xã hội của PHÚ THỌ hãy liên hệ ngay theo số 0968 680 590 (Việt Trì) - 0968.680.590 (Lâm Thao) - 0968 680 590 (Phú Thọ) để được hỗ trợ.

Một số câu hỏi thường gặp khi đăng ký BHXH cho doanh nghiệp